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    ?会 议 接 待 流 程

    深圳市弘扬红色教育培训部 / 2018-05-28

    会议接待流程

    分类:定制培训        

    、策划                                                         

    作为专业的会议公司,我们为您提供专业的策划方案,按照方案,一一落实。   

    、咨询                                                           

    1、与会议主办方洽谈,并双方关心点提供自己的预案供选择。                

    2、向会议主办方提供会议接待方案和报价,在预算范围内选择最适宜的会议场所,推荐会议代表下他的酒店,选择合适的餐饮场所。   

    、考察                                                            

    1、安排主办方或代表到目的地考察我们为您提供的酒店,会议场所,交通车辆以及会议设备细节。                      

    2、深入探讨服务项目,服务流程,服务价格,明确双方责任与义务。           

    、确定                                                             

    1、与会议主办方签订会议接待标准合同,确认预付会议订金事宜。            

    2、会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。                

    3、准备会议资料,含代邀请会议领导,新闻媒体,新闻稿件,接待资料,会议配套的商务服务及公关礼仪,翻译,通讯及文秘服务。   

    、执行                                                            

    严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行.       

    1、在机场,火车站,汽车站专人专车分批分时按要求接送。                   

    2、会议酒店接待处,分发会议资料,会议秘书协助会务组安排住房,确认领导用房,以及整理记录会议信息,同时协助发放会议礼品以及房间派送水果等会务工作。                                                              

    3、会议秘书协助酒店布置会场和安排会场的服务工作。                     

    4、确认用餐标准,形式,时间,菜单,酒水以及主次桌的安排。                 

    5、确认该公司为会议所提供的旅游考察相关的吃,住,行,游,购,娱的安排事宜。                              

    6、保障会议期间会议代表的人身,财产安全工作,以及会场防盗,消防等安全工作。                           

    7、确认特殊会议代表的安排及接待工作。                                 

    8、代办会议代表返程票及其他委托代办服务。                                 

    9、提供二次旅游服务,安排其他旅游线路。                                

    、总结                                                           

    1、会议服务的总结,会议代表的意见反馈单以及事故的处理。                 

    2、会议资料,讲话稿,新闻报道资料的汇总工作。                           

    3、制作通讯录。                                                      

    4、双方财会人员认真核对各类单据,按照协议执行结算。            

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